mardi 13 août 2013

Activité E - Remise

 Les scientifiques et la collaboration

Contexte

Dans le cadre de l'activité D, nous sommes invité à exposer nos apprentissages du cours dans notre contexte de travail. La lecture du texte The Future of Science m'a fait sourire puisque l'environnement dont je vais traiter dans ce travail ressemble beaucoup à celui que Michael Nielsen décrit. Toutefois, le contexte sera plus spécifique à un groupe de scientifiques plutôt qu'à l'échelle de la communauté scientifique internationale.

Afin de bien saisir les enjeux de l'environnement de travail qui sera traité dans ce travail, voici un portrait de l'institut de recherche en question. Sa mission de base est d'innover dans les domaines de l'électricité, de l'énergie renouvelable et de l'électrification des transports. Elle est composée d'environ 500 employés divisée essentiellement entre des chercheurs et des techniciens.

Quand on arrive dans un milieu de travail comme celui-là on se rend compte très rapidement que c'est un environnement particulier, unique en soi. C'est très important de bien saisir ces particularités puisque cela a un impact direct sur les stratégies qui doivent être utilisées pour mettre en place un système de partage des connaissances. Il faut comprendre que depuis plus de 40 ans il s'est installé une culture du secret qui perdure encore aujourd'hui.

La communication entre les chercheurs est assez limitée dans la mesure où chacun partage l'information une fois qu'elle est bien ficelée et que la paternité d'une idée est bien établie. Même au niveau informel, les communications sont restreintes par crainte de se faire voler ses idées. Actuellement, chaque chercheur possède sa bulle d'information et ce qui en sort est triée sur le volet. Cela met en perspective le projet dont je vais parler dans ce travail. Notre rôle est d'instaurer des façons de faire uniforme en gestion de l'information et d'intégrer une solution collaborative pour favoriser la gestion des connaissances et le partage des idées. Il va s'en dire que de grands défis nous attendent. La raison pour laquelle des efforts sont déployés dans un tel projet est de rendre pérenne l'information dans un système plutôt que dans la tête des scientifiques. Au-delà, de la préoccupation du vol d'idée on constate une culture de contrôle de l'information même lorsque les projets sont terminés ils restent conservés dans la bulle dont il était question plus haut.

Dans la mise en place d'un projet de collaboration, il faut établir les différents processus que suivent l'information afin d'identifier les bonnes solutions aux bons endroits. Pour ce faire, il est nécessaire d'obtenir l'approbation et l'appui de la gestion à haut niveau sans quoi le projet est voué à l'échec. Les acteurs de ce projet sont la haute gestion qui appui la démarche, l'équipe projet qui s'assure de suivre les étapes de gestion de projet qui consiste en l'analyse, la conception, la réalisation, l'implantation, le suivi et le contrôle. Au bout de la chaîne, on retrouve les futurs participants de cet espace collaboratif qui sont l'ensemble du personnel. Vu de cette façon, cela semble simple à mettre en place mais le volet humain est celui qu'il faut le moins négliger, il faut au contraire y mettre toutes ces énergies. La priorité des scientifiques est de chercher et non pas de se structurer et de mettre en commun leurs connaissances.

Tendances

Sans vouloir généraliser, on remarque une continuité dans la culture du secret de la part des chercheurs plus âgés et une tendance souvent plus ouverte dans la part de la nouvelle génération de chercheurs. Étant donné l'autonomie et la débrouillardise des scientifiques, on découvre parfois des initiatives de collaboration à très petite échelle et limité à un nombre restreint de personnes. Puisqu'il est question de mettre en place un système de gestion de l'information qui permet la collaboration pour l'ensemble de l'institut, ces initiatives personnelles ne sont pas connues et sont souvent découvertes par hasard. Il est donc difficile de connaître l’ampleur de ces initiatives. Toutefois, sachant qu'il y en a un peu partout cela laisse croire que ce besoin est bel et bien réel.

Notre rôle est de cibler ceux qui ont une ouverture à l'implantation d'un outil collaboratif pour l'ensemble de l'institut. Ces chercheurs seront réceptifs à nos questions et seront nous guider dans notre analyse des besoins. Il est facile de dire que nous avons l'intention de mettre en place un espace collaboratif pour les chercheurs mais encore faut-il identifier les bons outils pour les bons besoins. Voici les sujets abordés dans le cadre du cours et voici de quelle façon ils pourraient être abordés dans un contexte de recherche scientifique :

Signets sociaux (module 1): la veille est une activité nécessaire à tous les domaines, elle permet d'être informée des tendances actuelles mais aussi des tendances à venir. Parfois cette activité est négligée au profit des projets en cours parce qu'elle demande un certain investissement de temps pour faire des recherches. La mise en place d'outils font leur entrées pour certains groupes de chercheurs. Il y a EndNote qui permet de faire des recherches bibliographiques sur des thématiques bien précises, de les partager et de générer des bibliographies facilement lors de la rédaction d'articles. Il y a aussi Mendalay un outil qui permet également de faire des bibliographies et qui intègrent un volet réseau social de partage des références. Par contre, le volet réseau social se fait avec des contacts à l'extérieur de l'entreprise ce qui ne rentre pas du tout dans la portée du notre projet. Il y a une réflexion à faire sur le rôle que doit prendre la bibliothèque d'un institut de recherche par rapport à l'activité de veille, nous avons tendance à croire que cette activité devrait être réalisée par les bibliothécaires et non par les chercheurs eux-mêmes. Un service de veille pro-actif me semble être dans les cordes de la bibliothèque et nous voyons bien l'utilisation de signets sociaux pour la réaliser.

Le Tagging (modèle 2) : dans une première phase d'implantation d'un système de gestion de l'information est de fournir une taxonomie de l'information qui sera héritée de façon transparente lors de la création de nouveaux wiki, pages projets, communautés, etc. Dans notre perception le tagging par les utilisateurs est une couche supplémentaire à une taxonomie déjà bien définie. Une structure basée uniquement sur le tagging des utilisateurs restent tributaires d'une vision individuelle et non pas d'une vue d'ensemble.

Le blogue (module 3) : Dans un contexte d'entreprise, le blogue n'est pas un outil prioritaire. Il peut servir pour diffuser de l'information, par exemple le blogue du directeur qui fait ses annonces à l'aide de son blogue. Pour répondre à des besoins d'affaires son rôle reste limité, un chargé de projet peut avoir son blogue pour aviser des étapes à venir des dates importantes mais il reste essentiellement un outil pouvant remplacer le courriel en tant que moyen de communication. Actuellement ou dans un avenir proche, nous ne verrons pas de blogues commentant les sujets de recherche de l'heure.

La crédibilité du Web (module 4) : Étant donné, qu'il s'agit d'un projet à l'interne la crédibilité du Web se pose moins. C'est tout de même l'occasion de mentionner le rayonnement que les chercheurs peuvent avoir à l’international et dans quelle mesure ils vont se fier aux sources disponibles sur le Web. D'abord, la renommée d'un scientifique est liée aux articles qu'ils publient et aux nombres de brevets qu'ils détient. La bibliographie d'un chercheur indique où il a publié et le nombre d'articles qu'il a à son actif soit en tant qu'auteur ou en tant que collaborateur. Évidemment, au-delà du nombre il y a aussi la renommée des revues dans lesquelles les publications ont été faites. Au-delà de la renommée, il y a aussi le nombre de citation de l'article par ses pairs. Il y a plusieurs éléments qui indiquent la crédibilité des chercheurs et ces mêmes critères s'appliquent aux sources lors de recherches sur le Web. Les critères de crédibilité s'appliquent autant à l'interne que sur l'ensemble du Web.

Les réseaux sociaux (module 5) : les réseaux sociaux à l'intérieur d'une entreprise nécessite un positionnement de la haute direction pour être perçu comme un outil de travail et non pas comme une plate-forme pour perdre son temps. Les besoins d'affaires doivent être clairement identifiés. Pour une institut de recherche, le bottin d'expertise pourrait répondre au besoin de "réseauter" entre chercheurs. Le bottin permet de connaître sur quoi les autres collègues travaillent, de consulter et de commenter les publications. Ces nouvelles façons de faire offriront un sentiment d'appartenance à une communauté et favoriseront les échanges sur des sujets communs. Actuellement, ces échanges sont plutôt difficile puisque personne ne sait qui travaille sur quoi à moins d'en discuter en se croisant au café. Il est à espérer que de ce réseau social émergera de nouvelles idées et des collaborations inattendues.                                                                                                                               
Le profil (module 6) : Pour ce point, on doit obligatoirement faire référence au module 5. La mise en place d'un réseau social nécessite la création et la bonification d'un profil. Pour être fonctionnel et atteindre les objectifs visés, le profil doit faire parti des tâches récurrentes des employés. Les gestionnaires doivent être conscient que cela nécessite du temps d'abord lors de la création mais aussi au quotidien. Cette activité doit être favorisé et encouragé pour être efficace.

L'éthique des hackers (module 7) : En entreprise et plus particulièrement dans un institut de recherche, l'éthique du hackers est presque inexistante. Le scientifique a le potentiel intellectuel d'être un hacker mais certainement pas la volonté de partager et d'offrir ses compétences sans en obtenir la reconnaissance. Malgré cela, on pourrait très bien être un "non-hacker" dans le cadre de son travail mais être un hacker "à la maison" pour faire évoluer des systèmes d'exploitation tel que Linux ou tout autres systèmes ouverts.

Impact du web social (module 8) : l'impact du web social en entreprise ne se fait pas sentir puisqu'il ne fait partie encore partie des habitudes de travail des employés. Cette nouvelle vague a due être positionnée sur qui en a la responsabilité, quels outils doivent être utilisés (contrat-cadre), comment ils doivent s'intégrer dans les façons de faire, à quels besoins d'affaires ils sont rattachés, etc. Comme n'importe quel changement beaucoup de questions ont dû être posées avant de mettre en place les principes du web social en entreprise. Il y a donc un certain décalage entre le vécu sur le web et le vécu en entreprise. Il faut s'y attaquer pleinement puisque sans cela les employés utiliseront des outils du web social sans encadrement et contrevenir sans s'en rendre compte aux règles de l'entreprise.

Tendance 1 an 

Il est très intéressant de se questionner sur les tendances à venir puisque c'est un exercice que nous faisons rarement étant constamment focalisé sur le présent.

Dans un an, nous pouvons imaginer que les outils, le système de gestion de l'information ainsi que tous les livrables auront été réalisés ce qui veut dire que tout sera en place pour l'implantation des différentes unités de l'institut. L'implantation même si elle touche l'ensemble de l'institut se fera progressivement en fonction des gestionnaires qui manifesteront leur intérêt. Nous aurons donc des équipes complètes qui travailleront dans l'outil collaboratif. Les projets terminés seront disponibles sur un serveur d'archivage pour en permettre le repérage et les espaces personnels des chercheurs seront grandement épurés. On peut prévoir qu'il y en aura qui adhéreront facilement aux changements et qui participeront à l'évolution de l'espace collaboratif en faisant part des bons coups et des mauvais coups à ajuster. Il y aura d'autre part des chercheurs qui ne changeront absolument rien à leur façon de faire et qui n'utiliseront pas de tout le nouveau espace collaboratif.

Tendance 5 ans

Dans cinq ans, l'espace collaboratif sera implanté dans l'ensemble de l'institut. Des mesures seront prises pour obliger les récalcitrants d'adhérer à la solution positionnée par la haute gestion. Les espaces personnels seront réduit, l'achat de disques amovibles sera surveillé et nécessitera des approbations de haut niveau. Les chargés de projet exigeront que les documents soient déposés dans l'espace collaboratif. On peut penser que dans cinq ans les efforts seront mis sur ceux qui résisteront encore contrairement aux premières années pendant lesquelles les efforts auront été mis sur ceux qui attendaient de tels outils et qui souhaitent le faire vivre.
Il y aura probablement d'autres outils qui feront leur apparition en fonction des différents besoins qui se dégageront de l'utilisation qu'en feront les chercheurs. Le défi sera de suivre et d'encadrer l'espace collaboratif autant que dans les premières années, le danger de laisser vivre une solution collaborative sans surveillance peut facilement faire perdre de l'intérêt et laisser les utilisateurs reprendre leurs vieilles habitudes et ainsi réduire à néant tous les efforts déployés.

Tendance 20 ans

La tendance vingt ans me laisse le loisir de rêver un peu ! Dans vingt ans, la question ne se posera plus puisque d'ambler le système de gestion de l'information collaboratif sera l'outil à utiliser dès l'arrivée d'un nouvel employé. Les façons de faire seront bien rodées et il n'y aura plus place à travailler dans une bulle personnelle. Déjà aujourd'hui, on constate que les nouveaux arrivées sont davantage portés à partager l'information, à créer des pages Wiki et des communautés. Dans vingt ans, ce sera depuis longtemps la norme. Les scientifiques auront certainement tendances à publier en Open Access, la bibliothèque sera complètement virtuelle et ils seront experts en recherche sur le Web puisqu'ils auront eu l'habitude de le faire depuis leur enfance. L'espace collaboratif suivra les tendances plutôt qu'en être à la remorque comme c'est le cas maintenant.
Il y a un aspect que ne changera probablement pas, c'est la crainte de se faire voler ses idées. Pour répondre à cela, on peut imaginer que des outils de mise en mémoire d'idées pourraient être mise en place pour protéger la propriété intellectuelle. Ainsi l'inscription d'une idée enregistrée dans un système protègera celui qui en a eu l'idée. Cela demandera un changement radical de culture mais cela n'est pas impossible.

Conclusion

Dans la mise en place d'un espace collaboratif en entreprise, les employés oublient souvent que c'est pour répondre à leurs besoins que nous mettons tous ces efforts. Au final, les processus de travail en retireront plusieurs avantages par exemple éviter de mettre du temps sur un sujet de recherche alors que celui-ci à déjà été traité. Pour en arriver à fonctionner rondement et à intégrer tous les employés, il faut mettre le temps nécessaire pour faire le passage entre avant et le maintenant. Ces efforts doivent être valorisés par la haute direction pour légitimer le travail de ceux qui mettent en place le système de gestion de l'information collaboratif. Il faut s'assurer de bien comprendre les enjeux, les préoccupations et les besoins des chercheurs pour leur offrir une solution qui répondra à leur réalité. La recette magique n'existe pas, il faut comprendre le domaine dans lequel on travaille, parler aux gens, s'intéresser à ce qu'ils font et surtout ne pas penser que nous détenons la vérité. C'est un travail qui se réalise conjointement et le lien de confiance et essentiel pour réussir à atteindre ses objectifs.


1 commentaire:

  1. Bon,

    Je vous invite a mon blog

    http://humainsansvaleur.blogspot.com/

    Ton support est apprécie

    Merci

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